Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı

İdari İşler Şube Müdürlüğü

ulasim
  • Adı : Mustafa Kelemençe
  • Görevi : İdari ve Mali İşler Şube Müdür V.
  • Telefon : (+90) 266 239 15 10 - 1161
  • E-posta : mustafa.kelemence@balikesir.bel.tr

  • Özgeçmiş

    1971 Yılında Balıkesir İli, Bigadiç İlçesi, Mecidiye Köyünde doğdu.

    1989 yılında Ankara Laborant Meslek Lisesinden mezun oldu ve Tarım Bakanlığına bağlı Diyarbakır İl Kontrol Laboratuvarında işe başladı. 

    1995 yılında Balıkesir Üniversitesi Makine Mühendisliği Bölümünden mezun oldu. 1996 Yılı Eylül ayında, Makine Mühendisi unvanıyla Diyarbakır İl Kontrol Laboratuvarında tekrar işe başladı. 

    Askerlik Hizmetini 1997-1998 yılları arasında Siirt-Eruh-Görendoruk Köyü 3.1.Mekanize Piyade Taburunda Asteğmen olarak tamamladı. 

    1998 yılı içinde Diyarbakır Köy Hizmetleri 21.Bölge Müdürlüğüne naklen geçiş yaptı. 1999 Yılında Yalova Köy Hizmetleri İl Müdürlüğünde göreve başladı. 2001 Yılında Balıkesir Köy Hizmetleri İl Müdürlüğüne tayin olarak, Makine İkmal ve İşletme Mühendisi olarak çalıştı. 2004 Yılında Vekaleten Makine İkmal Şube Müdürü olarak atandı. Köy Hizmetleri İl Müdürlüğünün kapatılması ile 2006 yılında Balıkesir İl Özel İdaresi bünyesinde Destek Hizmetleri Müdür Vekili olarak görevlendirildi; 2012 yılında Genel Sekreter Yardımcısı olarak asaleten atandı ve 2014 Yılında İl Özel İdaresinin kapatılmasına kadar görevine devam etti.

    Halen Balıkesir Büyükşehir Belediyesi Destek Hizmetleri Daire Başkanlığında, Araştırmacı kadrosunda İdari Mali İşler Şube Müdür Vekili olarak çalışıyor.



  • Görevleri

İdari İşler Şube Müdürlüğünün Faaliyet ve Görevleri;

(1) Daire Başkanlığı İş Muhtırasını tutmak, evrak, faaliyet ve görevlerin miatlarını takip etmek, miatlı evrak, bilgi ve belgenin zamanında ilgililere gönderilmesini sağlamak, Belediye görev ve hizmetlerine ilişkin olarak TÜİK’in Daire Başkanlığından istediği istatistiki verileri, TÜİK’in belirleyeceği standartlarda elektronik ortama aktarmak,

(2) Daire Başkanlığının ve faaliyetlerinin tanıtımı ile tamamlanan, devam eden ve planlanan faaliyet ve görevlerine ilişkin 5 ve 15 dakikalık kısa ve 60 dakikalık uzun brifinglerini hazırlamak ve Şube Müdürlüklerinin faaliyetlerini takip ederek güncel olarak bulundurmak, Genel Sekreterlikten veya Basın ve Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğünden istenilen güncel bilgi, resim ve görüntüleri 30 dakika içerisinde gönderebilecek durumda bulunmak,

(3) Daire Başkanlığının bütçe tekliflerini ve performans programı ihtiyaçlarını, faaliyet raporlarını birleştirmek, bütünleştirmek ve miadından önce Mali Hizmetler Daire Başkanlığına göndermek,

(4) Başkanlık adına, telekomünikasyon hizmet sunucuları ile belediye hizmet binaları, yapı ve tesislerine ait doğalgaz, elektrik, su dağıtım kurumlarıyla Serbest Tüketici/Satış Sözleşmeleri imzalamak, takip etmek ve fatura ödemelerini yapmak,

(5) Daire personelinin izin, maaş, harcırah vb. özlük haklarını takip etmek, aylık prim ve hizmet, varsa stajyer öğrenciler dâhil ücretli çalışma süresi cetveli (puantaj), işyeri güvenlik brifingi, izin, aile durum ve aile bildirim formu vb. belgeleri tanzim etmek, sıralı hizmet, nöbet, vardiya, vb. çizelgeleri tutmak, yıllık izin planlamasını ve personele imza karşılığı yazılı tebligatları yapmak, personele mal bildirim beyannamelerini zamanında hazırlatmak ve toplamak,

(6) Daire Başkanlığının teşkilat, norm kadro değişikliklerine, her düzeyde yöneticilerin vekâlet veya tedviren yürütme ve personelin Daire başkanlığı dışına geçici görevlendirmelerine ilişkin tekliflerini onaylatmak üzere; her yılbaşında ve değişiklik olduğunda aile durum ve aile bildirim formu ile aylık olarak puantaj cetvelini gerçekleştirmek üzere; izin belgelerini, personel performans gözlem ve değerlendirme, il dışı eğitim görevlendirme belgelerini ve mal bildirim beyannameleri ile yönetici olmayan personelin Daire bünyesindeki yer değişiklik yazılarını dosyalanmak üzere İnsan Kaynakları ve Eğitim Daire Başkanlığına göndermek,

(7) Personel ödemeleri ile ilgili ödeme emri belgelerini hazırlamak ve Mali Hizmetler Daire Başkanlığına göndermek,

(8) Daire Başkanlığının evrak olarak veya elektronik ortamda resmi yazışma sistemini mevzuata uygun olarak tesis etmek ve işletmek, bilgi yönetimi yapmak, bu kapsamda, giden ve gelen evrak ve elektronik belgeleri mevzuata uygun olarak kaydetmek, Müdürlüğe ait olan evrakı standart dosya planına uygun olarak dosyalamak, emniyetini sağlamak,

(9) Daire Başkanlığının birim arşivini mevzuata uygun olarak kurmak ve çalıştırmak, bu kapsamda arşivlik malzemeyi tasnif ederek arşivlemek ve muhafaza etmek, her yıl Mart ayında ayırma, ayıklama ve imha işlemlerine tabi tutmak veya kurum arşivine göndermek,

(10) Daire Başkanlığınca hazırlanan ve usulünce onay işlemleri tamamlanan yönetmelik ve yönergeler, talimatlar, standartlar, yıllık performans programları, personel görev tanımlarını usulünce yayımlamak, bunların envanter kayıtlarını tutmak, ıslak imzalı suretlerini özel gizlilik derecesinde muhafaza etmek, iç mevzuatı güncelleme çalışmalarını yönetmek, diğer Daire Başkanlıklarınca yayımlanan yönetmelik ve yönergeleri elde bulundurmak ve Daire Başkanlığı personelinin istifadesine sunmak,

(11) Daire Başkanlığının sekretarya, her türlü protokol ve tören hizmetlerini yönetmek,

(12) Daire Başkanlığının yatay ve dikey iletişim sistemi çalıştırmak, toplantı programlarını, içeriklerini ve tutanaklarını zamanında yayımlamak, arşivlemek, alınan kararların gerçekleşme süreçlerini takip etmek,

(13) Başkanlık personeline, Destek Hizmetleri alanında verilecek eğitimler ile Daire Başkanlığı personelinin eğitim ihtiyaçlarını Şube Müdürlükleri ile koordineli olarak belirlemek, eğitimlerin planlanması, uygulanması ve değerlendirilmesi hususunu Destek Hizmetleri Daire Başkanının onayını alarak İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Eğitim Şubesi ile koordine etmek,

(14) Başkanlık hizmetlerinde kullanılmak üzere hizmet araçları kiralamak, kiralanan hizmet araçlarının ilgili Daire Başkanlıklarına tahsisini yapmak, hizmete hazır bulundurulmasını sağlamak, Daire Başkanlığına tahsisli hizmet araçlarının Şube Müdürlüklerine tahsisini yapmak,

(15) Belediyeye ait araç ve iş makinelerinin fenni muayene, sigorta, trafik ruhsat değişimi vb. işlemlerini yürütmek,

(16) Daire Başkanlığına teslim edilen taşınmaz Devlet mallarını,

a) Bina ve tesis sorumlularına zimmetle teslim etmek ve işletmek,

b) Korumak ve her an hizmete hazır halde bulundurmak için temin, tedarik, ikmal, bakım, onarım, sistemlerinin Daire Başkanlığı seviyesindeki görevlerini Fen İşleri Daire Başkanlığı ile koordineli olarak yerine getirmek, kayıtlarını tutmak,

c) Hizmet verilen binaları engelli erişimine uygun hale getirmek,

(17) Belediye merkez hizmet binasında ve tahsis edilen binalarda bina sorumlusu belirleyerek, binanın mekanik, elektrik ve elektronik sistemlerinin güvenli bir şekilde çalışmasını sağlamak amacıyla periyodik kontrolünü, düzenli olarak bakım ve onarımlarını yaptırmak,her bina ve tesiste enerji yöneticisi görevlendirmek,

(18) Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı İş Sağlığı ve Güvenliği Kuruluna sekretarya hizmeti vermek, iş sağlığı ve güvenliği kapsamında, İşyeri Sağlık ve Güvenlik Birimi ile koordine ederek Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı birimlerinin;

a) İş sağlığı ve güvenliği görevlerini yerine getirmeleri amacıyla araç, gereç, mekân ve zaman gibi gerekli bütün ihtiyaçları belirlemek ve karşılamak,

b) İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili mevzuatta olan ve yazılı olarak bildirilen tedbirlerin alınmasını işveren vekili adına kontrol etmek,

c) İş sağlığını ve güvenliğini etkilediği bilinen veya etkilemesi muhtemel konuları eğitim programlarına dâhil etmek,ç) İşyerinde yürütülen iş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerine ilişkin her türlü kayıtları tutmak, onaylı defterin imzalanması ve düzenli tutulmasını sağlamak,

d) Meydana gelen iş kazası ve ortaya çıkan meslek hastalıklarına ilişkin hususları Bordro ve Tahakkuk Şube Müdürlüğüne zamanında ve usulünce bildirmek,

e) Çalışanların işyerinde maruz kalabilecekleri sağlık ve güvenlik risklerini dikkate alarak, işyeri ortam gözetimi, periyodik sağlık gözetimi ve sağlık muayenelerinin yapılmasını sağlamak,

(19) Belediye Meclisi Denetim Komisyonunun, dış ve iç denetim birimlerinin Daire Başkanlığından istediği bilgi ve belgeyi gecikmeksizin Şube Müdürlüklerinden temin etmek, denetçilerin çalışma ortamını hazırlamaktır.