Kent Estetiği Dairesi Başkanlığı

İdari İşler Şube Müdürlüğü

ulasim
  • Adı : Özge Gültekin
  • Görevi : İdari İşler Şube Müdür V.
  • Telefon : (+90) 266 224 29 17 - 3519
  • E-posta : kent.estetigi@balikesir.bel.tr

  • Özgeçmiş

    5 Mayıs 1988’de Balıkesir Dursunbey’de doğdu. Lisans eğitimini Pamukkale Üniversitesi Siyaset Bilimi ve Kamu Yönetimi bölümünde tamamlamıştır. Yüksek Lisans eğitimine aynı bölümde devam etmektedir. 2012 yılında Balıkesir Belediyesi Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü bünyesinde çalışmaya başlamış olup, 2015 yılında Kent Estetiği Dairesi Başkanlığı’na görevlendirilmiştir.

    2018 Ocak ayı itibariyle Kent Estetiği Dairesi Başkanlığı İdari İşler Şube Müdür V. olarak görevini sürdürmektedir.



  • Görevleri

İdari İşler Şube Müdürlüğünün Görev ve Sorumlulukları

(1) Daire Başkanlığı İş Muhtırasını tutmak, evrak, faaliyet ve görevlerin miatlarını takip etmek, miatlı evrak, bilgi ve belgenin zamanında ilgililere gönderilmesini sağlamak, Büyükşehir Belediyesi görev ve hizmetlerine ilişkin olarak TÜİK’in Daire Başkanlığından istediği istatistiki verileri, TÜİK’in belirleyeceği standartlarda elektronik ortama aktarmak,

(2) Daire Başkanlığının ve faaliyetlerinin tanıtımı ile tamamlanan, devam eden ve planlanan faaliyet ve görevlerine ilişkin 5 ve 15 dakikalık kısa ve 60 dakikalık uzun brifinglerini hazırlamak ve Şube Müdürlüklerinin faaliyetlerini takip ederek güncel olarak bulundurmak, Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı veya Basın ve Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğünden istenilen güncel bilgi, resim ve görüntüleri 30 dakika içerisinde gönderebilecek durumda bulunmak,

(3) Daire Başkanlığının performans programı ihtiyaçlarını ve faaliyet raporlarını Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına, buna uygun bütçe tekliflerini Mali Hizmetler Daire Başkanlığına zamanında göndermek,

(4) Başkanlık birimlerinin tamamını ilgilendiren hususlardaki taşınır mal ve malzeme alımları için Daire Başkanlığı ihtiyaçlar listesini ve bunlardan Daire Başkanlığı uzmanlık alanında olanlar için Teknik Şartnameyi hazırlatmak ve Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığına göndermek,

(5) Daire personelinin izin, maaş, harcırah vb. özlük haklarını takip etmek, aylık prim ve hizmet, varsa stajyer öğrenciler dâhil ücretli çalışma süresi cetveli(puantaj), işyeri güvenlik brifingi, izin, aile durum ve aile bildirim formu vb. belgeleri tanzim etmek, sıralı hizmet, nöbet, vardiya, vb. çizelgeleri tutmak, yıllık izin planlamasını ve personele imza karşılığı yazılı tebligatları yapmak, personele mal bildirim beyannamelerini zamanında hazırlatmak ve toplamak,

(6) Daire Başkanlığının teşkilat, norm kadro değişikliklerine, her düzeyde yöneticilerin vekâlet veya tedviren yürütme ve personelin Daire başkanlığı dışına geçici görevlendirmelerine ilişkin tekliflerini onaylatmak üzere; her yılbaşında ve değişiklik olduğunda aile durum ve aile bildirim formu ile aylık olarak puantaj cetvelini gerçekleştirmek üzere; izin belgelerini, personel performans gözlem ve değerlendirme, il dışı eğitim görevlendirme belgelerini ve mal bildirim beyannameleri ile yönetici olmayan personelin Daire bünyesindeki yer değişiklik yazılarını dosyalanmak üzere İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığına göndermek,

(7) Personel ödemeleri ile ilgili ödeme emri belgelerini hazırlamak ve Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığına göndermek,

(8) Daire Başkanlığının evrak olarak veya elektronik ortamda resmi yazışma sistemini mevzuata uygun olarak tesis etmek ve işletmek, bilgi yönetimi yapmak, bu kapsamda, giden ve gelen evrak ve elektronik belgeleri mevzuata uygun olarak kaydetmek, Şubeye ait olan evrakı standart dosya planına uygun olarak dosyalamak, emniyetini sağlamak,

(9) Daire Başkanlığının birim arşivini mevzuata uygun olarak kurmak ve çalıştırmak, bu kapsamda arşivlik malzemeyi tasnif ederek arşivlemek ve muhafaza etmek, her yıl Ocak ayında ayırma, ayıklama ve imha işlemlerine tabi tutmak veya kurum arşivine göndermek,

(10) Daire Başkanlığınca hazırlanan ve usulünce onay işlemleri tamamlanan yönetmelik ve yönergeler, talimatlar, standartlar, yıllık performans programları, personel görev tanımlarını usulünce yayımlamak, bunların envanter kayıtlarını tutmak, ıslak imzalı suretlerini özel gizlilik derecesinde muhafaza etmek, iç mevzuatı güncelleme çalışmalarını yönetmek, diğer Daire Başkanlıklarınca yayımlanan yönetmelik ve yönergeleri elde bulundurmak ve Daire Başkanlığı personelinin istifadesine sunmak,

(11) Daire Başkanlığının sekretarya, her türlü protokol ve tören hizmetlerini yönetmek,

(12) Daire Başkanlığının yatay ve dikey iletişim sistemi çalıştırmak, toplantı programlarını, içeriklerini ve tutanaklarını zamanında yayımlamak, arşivlemek, alınan kararların gerçekleşme süreçlerini takip etmek,

(13) Başkanlık personeline, Kent Estetiği alanında verilecek eğitimler ile Daire Başkanlığı personelinin eğitim ihtiyaçlarını Şube Müdürlükleri ile koordineli olarak belirlemek, eğitimlerin planlanması, uygulanması ve değerlendirilmesi hususunu Kent Estetiği Dairesi Başkanının onayını alarak Eğitim Şubesi ile koordine etmek,

(14) Kent Estetiği Dairesi Başkanlığı İş Sağlığı ve Güvenliği Kuruluna sekretarya hizmeti vermek, iş sağlığı ve güvenliği kapsamında, İşyeri Sağlık ve Güvenlik Birimi ile koordine ederek Kent Estetiği Dairesi Başkanlığı birimlerinin;

a) İş sağlığı ve güvenliği görevlerini yerine getirmeleri amacıyla araç, gereç, mekân ve zaman gibi gerekli bütün ihtiyaçları belirlemek ve karşılamak,

b) İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili mevzuatta olan ve yazılı olarak bildirilen tedbirlerin alınmasını işveren vekili adına kontrol etmek,

c) İş sağlığını ve güvenliğini etkilediği bilinen veya etkilemesi muhtemel konuları eğitim programlarına dâhil etmek,

ç) İşyerinde yürütülen iş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerine ilişkin her türlü kayıtları tutmak, onaylı defterin imzalanması ve düzenli tutulmasını sağlamak,

d) Meydana gelen iş kazası ve ortaya çıkan meslek hastalıklarına ilişkin hususları Bordro ve Tahakkuk Şube Müdürlüğüne zamanında ve usulünce bildirmek,

e) Çalışanların işyerinde maruz kalabilecekleri sağlık ve güvenlik risklerini dikkate alarak, işyeri ortam gözetimi, periyodik sağlık gözetimi ve sağlık muayenelerinin yapılmasını sağlamak,

15) Daire Başkanlığına teslim edilen taşınır ve taşınmaz Devlet mallarını,

a) Daire Başkanlığı envanterine almak, envanter kayıtlarını tutmak, taşınırların zimmetini yapmak, Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemini Daire Başkanlığı seviyesinde işletmek, taşınmazların sorumlusunu belirlemek ve işletmek, gereken yazılı tebligatları yapmak,

b) Korumak ve her an hizmete hazır halde bulundurmak için temin, tedarik, ikmal, kullanıcı bakımı, periyodik bakım, periyodik servis bakımı, onarım, kullanımdan kaldırma, hurdaya ayırma sistemlerinin Daire Başkanlığı seviyesindeki görevlerini yerine getirmek, yerine getirilmesini sağlamak,

c) Amaca ve usulüne uygun kullanmak, kullanılmasını sağlamak, Kullanıcı, Bakım ve Emniyet Talimatlarını hazırlatmak, bunların eğitimlerini yaptırmak ve eğitim kayıtlarını tutmak,

ç) Hizmet verilen binaları engelli erişimine uygun hale getirmek, her bina ve tesiste enerji yöneticisi görevlendirmek,

d) İkmal, bakım ve eğitimle ilgili hizmetleri Destek Hizmetleri, Fen İşleri ve İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlıkları ile koordineli olarak yürütmek,

16) Belediye Meclisi Denetim Komisyonun, dış ve iç denetim birimlerinin Daire Başkanlığından istediği bilgi ve belgeyi gecikmeksizin Şube Müdürlüklerinden temin etmek, denetçilerin çalışma ortamını hazırlamak,