Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı

Stratejik Yönetim ve Kurumsal Gelişim Şube Müdürlüğü



  • Görevleri

Stratejik Yönetim ve Kurumsal Gelişim Şube Müdürlüğünün Faaliyet ve Görevleri;

(1) Daire Başkanlığının İdari işleri kapsamında:

a) Daire Başkanlığının İş Muhtırasını tutmak, evrak, faaliyet ve görevlerin miatlarını takip etmek, miatlı evrak, bilgi ve belgenin zamanında ilgililere gönderilmesini sağlamak, Belediye görev ve hizmetlerine ilişkin olarak TÜİK’in Daire Başkanlığından istediği istatistiki verileri, TÜİK’in belirleyeceği standartlarda elektronik ortama aktarmak,

b) Daire Başkanlığının bütçe tekliflerini, ihtiyaçlarını, faaliyet raporlarını birleştirmek, bütünleştirmek ve miadından önce Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığına göndermek,

c) Başkanlık birimlerinin tamamını ilgilendiren hususlardaki taşınır mal ve malzeme alımları için Daire Başkanlığı ihtiyaçlar listesini ve bunlardan Daire Başkanlığı uzmanlık alanında olanlar için Teknik Şartnameyi hazırlatmak ve Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığına göndermek,

ç) Daire personelinin izin, maaş, harcırah vb. özlük haklarını takip etmek, aylık prim ve hizmet, varsa stajyer öğrenciler dâhil ücretli çalışma süresi cetveli (puantaj), işyeri güvenlik brifingi, izin, aile durum ve aile bildirim formu vb. belgeleri tanzim etmek, sıralı hizmet, nöbet, vardiya, vb. çizelgeleri tutmak, yıllık izin planlamasını ve personele imza karşılığı yazılı tebligatları yapmak, personele mal bildirim beyannamelerini zamanında hazırlatmak ve toplamak,

d) Daire Başkanlığının teşkilat, norm kadro değişikliklerine, her düzeyde yöneticilerin vekâlet veya tedviren yürütme ve personelin Daire başkanlığı dışına geçici görevlendirmelerine ilişkin tekliflerini onaylatmak üzere; her yılbaşında ve değişiklik olduğunda aile durum ve aile bildirim formu ile aylık olarak puantaj cetvelini gerçekleştirmek üzere; izin belgelerini, personel performans gözlem ve değerlendirme, il dışı eğitim görevlendirme belgelerini ve mal bildirim beyannameleri ile yönetici olmayan personelin Daire bünyesindeki yer değişiklik yazılarını dosyalanmak üzere İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığına göndermek,

e) Personel ödemeleri ile ilgili ödeme emri belgelerini hazırlamak ve Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığına göndermek,

f) Daire Başkanlığının evrak olarak veya elektronik ortamda resmi yazışma sistemini mevzuata uygun olarak tesis etmek ve işletmek, bilgi yönetimi yapmak, bu kapsamda, giden ve gelen evrak ve elektronik belgeleri mevzuata uygun olarak kaydetmek, Müdürlüğe ait olan evrakı standart dosya planına uygun olarak dosyalamak, emniyetini sağlamak,

g) Daire Başkanlığının Birim Arşivini mevzuata uygun olarak kurmak ve çalıştırmak, bu kapsamda arşivlik malzemeyi her yıl tasnif ederek arşivlemek ve 5 yıl muhafaza etmek, 5 yılını dolduran arşivlik malzemeyi her yıl Ocak ayında ayırma, ayıklama ve imha işlemlerine tabi tutmak, daha fazla saklanması gereken arşiv malzemesini kurum arşivine göndermek,

ğ) Daire Başkanlığınca hazırlanan ve usulünce onay işlemleri tamamlanan yönetmelik ve yönergeler, talimatlar, standartlar, yıllık performans programları, personel görev tanımlarını usulünce yayımlamak, bunların envanter kayıtlarını tutmak, ıslak imzalı suretlerini özel gizlilik derecesinde muhafaza etmek, iç mevzuatı güncelleme çalışmalarını yönetmek, diğer Daire Başkanlıklarınca yayımlanan yönetmelik ve yönergeleri elde bulundurmak ve Daire Başkanlığı personelinin istifadesine sunmak,

h) Daire Başkanlığının sekretarya, her türlü protokol ve tören hizmetlerini yönetmek,

ı) Daire Başkanlığının yatay ve dikey iletişim sistemi çalıştırmak, toplantı programlarını, içeriklerini ve tutanaklarını zamanında yayımlamak, arşivlemek, alınan kararların gerçekleşme süreçlerini takip etmek,

i) Başkanlık personeline, Strateji Geliştirme Dairesi faaliyet alanlarında verilecek eğitimler ile Daire Başkanlığı personelinin eğitim ihtiyaçlarını Şube Müdürlükleri ile koordineli olarak belirlemek, eğitimlerin planlanması, uygulanması ve değerlendirilmesi hususunu Strateji Geliştirme Dairesi Başkanının onayını alarak İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı ile koordine etmek,

j) Daire Başkanlığına teslim edilen taşınır Devlet mallarını,

1) Daire Başkanlığı envanterine almak, envanter kayıtlarını tutmak, zimmetini yapmak, Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemini Daire Başkanlığı seviyesinde işletmek,

2) Korumak ve her an hizmete hazır halde bulundurmak için temin, tedarik, ikmal, kullanıcı bakımı, periyodik bakım, periyodik servis bakımı, onarım, kullanımdan kaldırma, hurdaya ayırma sistemlerinin Daire Başkanlığı seviyesindeki görevlerini yerine getirmek, yerine getirilmesini sağlamak,

3) Amaca ve usulüne uygun kullanmak, kullanılmasını sağlamak, Kullanıcı, Bakım ve Emniyet Talimatlarını hazırlatmak, bunların eğitimlerini yaptırmak ve eğitim kayıtlarını tutmak,

4) İkmal, bakım ve eğitimle ilgili hizmetleri Destek Hizmetleri ve İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlıkları ile koordineli olarak yürütmek,

k) Belediye Meclisi Denetim Komisyonun, dış ve iç denetim birimlerinin Daire Başkanlığından istediği bilgi ve belgeyi gecikmeksizin Şube Müdürlüklerinden temin etmek, denetçilerin çalışma ortamını hazırlamaktır.

(2) Stratejik plan yönetimi kapsamında;

a) Belediyenin stratejik plana göre yönetilebilmesi için, mahallî idareler genel seçimlerinden itibaren altı ay içinde Balıkesir Büyükşehir Belediyesi Stratejik Planını hazırlamak, bu kapsamda;

1) Belediyenin faaliyet ve görevlerini yerine getirmesini etkileyecek dış faktörlere ve kurum içi kapasiteye, üretilmekte olan hizmetlerin etkililiğine, verimliliğine ve ekonomikliğine, Balıkesir ilinin hak ve menfaatlerine, hemşerilerin Belediye hizmetlerinden tatmin düzeyine dair genel araştırma, inceleme ve geliştirme faaliyetleri yapmak, yaptırmak,

2) Belediye hizmetlerinden yararlanan hemşerilerin, belediye çalışanlarının, sivil toplum kuruluşlarının, ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile ilgili diğer paydaşların çalışmaya katılımlarını sağlamak ve katkılarını almak,

3) Belediyenin Hizmet Envanteri çalışmalarını yürütmek, genel araştırma,  inceleme ve geliştirme sonuçlarını analiz etmek, bir sınırlama olmaksızın tüm ihtiyaçları belirlemek, hizmetler envanteri hazırlamak ve geliştirmek, Daire Başkanlıklarından Kamu Hizmet Standartları Tablosunu almak, birleştirmek,

4) İhtiyaçları, Ulusal Kalkınma Planı, strateji amaç ve politikaları, Hükümet Programı, varsa Bölge Plânı, öncelikli hizmet gereklilikleri, hâlihazır mali durum ve geliştirilebilecek kaynaklar çerçevesinde kıymetlendirmek ve önceliklendirmek,

5) Stratejik plan hazırlama direktifini (Plan hazırlama teşkilatı, çalışma takvimi, öncelikler vb. hususlar) hazırlamak ve Belediye Başkanı imzası ile yayımlamak,

6) Başkanlığın misyonunu, vizyonunu ve temel değerlerini belirlemek,

7) Başkanlığın beş yıllık stratejik amaç ve hedeflerini, bu amaç ve hedeflere ulaşmak için Belediye birimlerinin takip edeceği politikaları (faaliyet ve görevlerini), öngörülebilen mali tablolar çerçevesinde belirlemek ve önceliklendirmek

9) Belirlenen ve önceliklendirilen amaç ve hedefleri, faaliyet ve görevleri, tahmini bütçeler çerçevesinde yıllık program dilimlerine ayırarak, yıllık performans hedeflerine, yıllık faaliyet ve görevlere dönüştürmek, Belediye faaliyetlerinin performans ölçütlerini Daire Başkanlıkları ile koordine ederek belirlemek,

10) Belirlenen stratejik amaç ve hedefler, faaliyet ve görevler hakkında ilçe belediyelerinin ve diğer tüm paydaşların görüş ve önerilerini almak,

11) Mevcut mevzuata uygun olarak stratejik planı yazmak,

aa) Stratejik planda durum analizlerine yer vermek, yapılan durum analizi ile tespit edilen stratejik amaç ve hedefler bağlantısını açıkça ifade etmek, bu nedenle durum analizlerini yazarken,

I) Her bir stratejik amaç ve hedefin niçin belirlendiğini (ihtiyacın kaynağını) ve neden bu önceliği aldığını (ihtiyacın ivediliğinin gerekçesini),

II) Belirlenen her bir stratejik amaç ve hedefe ulaşabilmek için hangi faaliyet ve/veya görevlerin niçin yerine getirilmesi gerektiğini izah etmek,

bb) Yıllık performans hedeflerini ifade ederken, yıllık performans programının hazırlanmasında güçlük çıkarmayacak şekilde, sonuç odaklı olarak, belediyenin hizmet alanlarına ve yıllık bütçeye (sonraki yıllar için tahmini bütçeye) uygun biçimde belirtmek,

I) Hedefleri, amaçlara katkı sağlayacak ve amaçlarla ilgili olarak belirlemek,

II) Performans göstergelerini açık, anlaşılabilir, miktar, zaman, kalite ve/veya maliyet bakımından ölçülebilir şekilde ifade etmek,

cc) Stratejik planın uygulanmasının izlenmesine dair sistemlerin tasarımında yeterli ayrıntıya (kim, ne zaman, nerede, nasıl, ne yapacak) yer vermek,

çç) Stratejik planın hazırlanmasında ve yazılmasında ihtiyaç duyulması hâlinde dışarından, sadece yöntem ve süreç danışmanlığı ile eğitim hizmetleri konularıyla sınırlı olmak üzere danışmanlık hizmetleri temin etmek,

12) Yazımı tamamlanan stratejik planı kontrol etmek Belediye Encümeni ve encümen görüşü ile Belediye Meclisine sunmak, onay almak,

b) Belediye Meclisince onaylanan stratejik planı çoğaltmak, Kalkınma Bakanlığına ve İçişleri Bakanlığına, tüm birimlere ve bağlı kuruluşlara göndermek, kamuoyuna duyurmak üzere belediyenin internet sitesinde yayımlatmak, böylece uygulamaya koymak, planlı bir yönetim ile kaynakların etkili, ekonomik ve verimli şekilde elde edilmesi ve kullanımını sağlamak,

c) Stratejik planı, en az iki yıl uygulandıktan sonra, misyon, vizyon ve amaçları değiştirilmeden, hedeflerde yapılan nicel değişiklikler ile güncellemek, güncellenen planı Kalkınma Bakanlığına ve İçişleri Bakanlığına tekrar göndermek, tüm birimlere ve bağlı kuruluşlara yayımlamak ve bir kez daha uygulamaya koymak,

ç) Stratejik plan izleme sürecinde;

1) Belediyenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri (standartları) geliştirmek, geliştirilmesini sağlamak ve sisteme kaydetmek,

2) Belediyenin yönetimindeki faaliyet ve görevlerin süreç ve sonuçlarını, hizmetlerin geliştirilmesine, birimlerin performanslarına ilişkin Coğrafi Bilgi Sistemleri Şubesi Müdürlüğü, Proje Geliştirme ve Program Şube Müdürlüğü ve İç Denetim Birim Başkanlığından toplanan bilgi ve veriyi almak,

3) Üst yönetimin iç denetim ve iç kontrole yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için çalışmalara destek sağlamak,

4) İç denetim ve iç kontrol faaliyetleri sonuç raporlarını temin etmek, alınacak tedbirlerin sonuçlarını takip ve kontrol etmek,

5) Stratejik plâna göre yürütülen faaliyetlerin, belirlenmiş performans ölçütlerine göre hedef ve gerçekleşme durumunu, meydana gelen sapmaları araştırmak,

d) Stratejik planın izleme sonuçlarını değerlendirme aşamasında;

1) Belediyenin yönetimindeki faaliyet ve görevlerin süreç ve sonuçlarını, hizmetlerin geliştirilmesi ve birimlerin performanslarına ilişkin olarak Proje Geliştirme ve Program Şube Müdürlüğü ve İç Denetim Birim Başkanlığından Faaliyet ve Denetim Sonuç Raporlarını almak,

2) Stratejik plâna göre yürütülen faaliyetlerin, belirlenmiş performans hedeflerine göre hedef ve gerçekleşme durumunu (sapmaları), geçerli ve ikna edici bir şekilde meydana gelen sapmaların nedenlerini ve alınacak tedbirleri, belediye borçlarının durumunu açıklayan Başkanlık Beş Yıllık Plan Dönemi Faaliyet Raporunu hazırlamak ve Plan dönemi sonunda Nisan ayında Belediye Meclisine sunmak, kamuoyuna açıklamak,

3) Hazırlanan faaliyet raporunun birer örneğini Sayıştay ve İçişleri Bakanlığına göndermek,

e) Belediye teşkilat yapısının geliştirilmesine dair analizleri yapmak,

1) Balıkesir ilinin nüfusunu, fiziki ve coğrafi yapısını, ekonomik, sosyal ve kültürel özelliklerini, gelişme potansiyelini dikkate alarak, Belediyenin yasal faaliyet ve görevlerine, stratejik planın temel hedef ve görev ihtiyaçlarına, norm kadro ilke ve standartlarına uygun şekilde Belediye teşkilatını değiştirme ve geliştirme analizleri yapmak,

2) Analiz sonuçlarını ilgili Daire Başkanlıkları ile koordine etmek ve değişiklikleri gerçekleştirmek üzere İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığına bildirmek,

f) Kurum dışı ilişkileri yönetmek, bu kapsamda;

1) Kurum dışı toplantı takip sistemini kurmak, çalıştırmak,

aa) Valilik ve diğer kurumlarda yapılacak toplantıların konu, yer, saat ve süre bilgilerini yeteri kadar süre önceden toplamak, katılacak personeli planlamak, mazereti nedeniyle katılamayacak personeli veya varsa çakışmaları koordine etmek, önlemek,

bb) Kurum Dışı Aylık Toplantı Programlarını hazırlamak ve her aybaşından en az 15 gün önce yayımlamak, birimlere duyurmak,

cc) Toplantı sonuç raporunu almak, analiz etmek, gerekiyorsa katılımcı ile birlikte Genel Sekretere ve Belediye Başkanına bilgi sunmak,

2) Devredilen veya paylaşılan hizmetlerin yerine getirilmesinde, ilçe belediyeleri ile uyum ve koordinasyonu sağlamak, ilçe belediyeleri ile veya ilçe belediyelerinin kendi aralarında hizmetlerin yürütülmesiyle ilgili ihtilaf çıkması durumunda, Belediye Meclisince yönlendirici ve düzenleyici kararlar alınmasını sağlamak,

3) Belediye Başkanı veya temsilcisinin katılacağı Türkiye Belediyeler Birliği, Marmara Belediyeler Birliği ve Güney Marmara Kalkınma Ajansı gibi birlik ve teşkillerin meclis ve/veya yönetim kurulu toplantılarına katılıma ilişkin hazırlıkları yapmak, zamanında arz etmek, üyelik yükümlülüklerini takip ve kontrol etmek, yerine getirmek,

4) İçişleri Bakanlığı tarafından, belediyenin idarî işlemlerinin hukuka uygunluğu ve idarenin bütünlüğü açısından yapılacak dış denetimlere dair hazırlıkları koordine etmek,

(3) Mevzuatı geliştirme kapsamında:

a) Belediyenin iç mevzuatını geliştirme ve standardizasyonu sağlama çalışmalarını bir elden yönetmek, bu kapsamda;

1) Belediyenin iç mevzuat külliyatını elinde bulundurmak, envanterini tutmak, mevzuat içeriğine hâkim olmak,

2) Yayımlanan tüm Kanun, Yönetmelik, Tebliğ ve Genelgeleri, mahalli idarelerin uygulamaları hakkında Yargıtay ve Sayıştay kararlarını günlük takip etmek, üst norm mahiyetindeki mevzuat değişikliklerinin ve mahkeme kararlarının, iç mevzuata etkilerini analiz etmek ve analiz sonuçlarını ilgili Daire Başkanlığı ile koordine etmek,

3) Belediyenin hazırlanan tüm Yönetmelik ve Yönerge taslakları hakkında ilgili birimlerin uygunluk ve1.Hukuk Müşavirliğinin hukuka uygunluk görüşünü istihsal etmek,

4) Hazırlanan ve güncellenen Belediye Yönetmelik ve Yönerge taslakları hakkında mevzuat gereği, Sayıştay, Maliye Bakanlığı, Devlet personel Başkanlığı ve ilgili diğer merkezi idare kurum ve kuruluşlarından görüş isteme yazılarını, genel gerekçesi ile birlikte, bir elden hazırlamak, Belediye Başkanı imzası ve elektronik kopyası ile İçişleri Bakanlığı Mahalli İdareler Genel Müdürlüğüne göndermek,

b) Belediye Yönetmelikleri hakkında Belediye Meclisi kararını, Belediye Yönergeleri hakkında Belediye Başkanı Onayını istihsal edilerek, Yönetmelik ve Yönergelerin ilan ve uygulamaya konulması sürecini yönetmek,

c) Görev ve Çalışma Yönetmelikleri ile onaylanan Belediye teşkilatına uygun kadro cetvellerinin hazırlanmasını İnsan kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı ile koordine etmek,

ç) Hazırlanan ve değiştirilen Belediye Yönetmelik ve Yönergelerin tamamının adını, yürürlüğe giriş zamanlarını ve istenen diğer bilgilerin Kamu Mevzuat Sistemine (KMS) girmek üzere 1.Hukuk Müşavirliğinde Belediye KMS sorumlularına zamanında bildirmek,

d) Yönetim sistemlerine ilişkin ulusal (TURKAK) ve uluslararası (ISO) sertifikasyon ve akreditasyon çalışmalarını yönetmek, kalite standartları belgelerinin alınmasını sağlamak,

(4) İç kontrol ve risk yönetimi kapsamında;

a) Belediyenin iç kontrol sisteminin kurulması, çalıştırılması, geliştirilmesi ve takibi konularında çalışmalar yapmak, buna göre Belediyenin iç kontrol sistemini tesis etmek ve ilgili birimlerce iç kontrol programlarının yapılması ve uygulanmasını sağlamak, uygulanmaları izlemek, iç kontrol sonuç raporlarını temin etmek, alınacak tedbirlerin sonuçlarını takip ve kontrol etmek, bu kapsamda;

b) İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun çalışmalarına sekretarya hizmeti sunmak,

c) Belediyenin İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planını hazırlamak, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna ve Belediye Başkanına sunmak ve uygulamaya koymak ve Maliye Bakanlığına göndermek, gerektiğinde güncellemek, uygulamaları takip etmek,

ç) Belediyenin kurumsal risk yönetimi çalışmalarını yürütmek, faaliyet ve görevlerinin başarısını tehlikeye düşürecek, belirlenen stratejik amaçlara, yıllık performans ve yatırım hedeflerine ulaşılmasını etkileyecek riskleri tespite, değerlendirmeye ve bu riskleri karşılayıcı kontrolleri tesis etmeye yönelik çalışmalar yapmak,

d) Yılda en az bir defa Risk Koordinasyon Toplantısı düzenlemek, yıllık toplantıda riskleri gözden geçirerek, alınması gereken tedbirleri ve Daire Başkanlıklarının risk yönetimi alanında ihtiyaçlarını belirlemek, her bir Daire Başkanlığı Risk koordinatörü tarafından raporlanan risklerden yola çıkarak konsolide Risk Raporunu hazırlamak, riskleri ve ihtiyaçları karşılamaya yönelik olarak geliştirmek,

e) Hazırlanan Risk Raporunu ve her yıl geliştirilen İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planını, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna ve Belediye Başkanına sunmak ve uygulamaya koymak,

f) Belediyenin tüm birimlerinde risk yönetimi ve iç kontrol sistemi süreçlerinin etkin işlemesini sağlamak üzere teknik destek ve rehberlik hizmeti vermek, risk yönetimine ve iç kontrole ilişkin iyi uygulamaları belirlemek ve bu uygulamaların Belediye genelinde yaygınlaştırılmasına yönelik çalışmalar yapmak,

g) Belediye personelinin risk yönetimi ve iç kontrole ilişkin eğitim ihtiyaçlarını belirlemek, eğitim faaliyetlerini İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı Eğitim Şubesi ile koordine etmek,

h) Daire Başkanlıklarının İç Kontrol Güvence Beyanlarını almak, dosyalamak ve muhafaza etmektir.

Stratejik Yönetim ve Kurumsal Gelişim Şube Müdürünün İlave Görev ve Sorumlulukları;

(1) Kurumsal risk yönetimi çalışmalarının Daire Başkanlığını ilgilendiren kısımlarını Strateji Geliştirme Dairesi Risk Koordinatörü olarak yürütmek ve bu kapsamda;

a) Şube Müdürleri ile koordineli olarak Daire Başkanlığının faaliyet ve görevlerinin başarısını tehlikeye düşürecek, belirlenen amaç ve performans hedeflerine ulaşılmasını etkileyecek riskleri tespite, değerlendirmeye ve bu riskleri karşılayıcı kontrolleri tesis etmeye yönelik sürekli çalışmalar yapmak,

b) Yılda en az bir defa riskleri gözden geçirerek bunun sonucunda alınması gereken tedbirlere yönelik Daire Başkanlığı geneli için eylem planı oluşturmak,

c) Daire Başkanlığının idari ve malî karar ve işlemlerine ilişkin iç kontrol sistemini kurmak ve birimin faaliyet ve görev özelliklerine uygun olarak iç kontrol standartları geliştirilmesi için teklifler yapmak, kurulan sistemin işleyişini sağlamak,

(2) Belediye genelinde İdarenin Risk Koordinatörü olarak, Daire Başkanlıkları Risk Koordinatörlerini yılda en az bir defa toplantıya çağırmak, konsolide Risk Raporu hazırlanması çalışmalarına başkanlık etmek, raporu İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna ve Belediye Başkanına arz etmektir.