Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı

Yazı İşleri Şube Müdürlüğü

ulasim
  • Adı : Mustafa Tanrıseven
  • Görevi : Yazı İşleri Şube Müdürü
  • Telefon : 0266 239 1510 / 1414
  • E-posta : mustan10@hotmail.com

  • Özgeçmiş

    1961 yılında Ankara’da doğdu. İlk ve orta öğrenimimi Ankara’da bitirdi.Tanrıseven,  Anadolu Üniversitesi Sosyal Bilimler Bölümü mezunudur.

    1983 yılında Ankara İli Ayaş Belediye Başkanlığında memuriyet görevime başladı. 1989 yılında Ankara İl Özel İdaresinden Balıkesir İl Özel İdaresine kendi isteğiyle tayin oldu.

    Balıkesir İl Özel İdaresinde sırasıyla; Emlak ve İstimlak Müdürü, Gelir Müdürü, Ruhsat ve Denetim Müdürü ve Yazı İşleri Müdürü olarak görev yapmıştır

    6360 Sayılı Kanun gereğince İl Özel İdarelerinin kapatılması nedeniyle Devir Tasfiye Kurulu Kararıyla 30 Mart 2014 tarihinde itibaren Balıkesir Büyükşehir Belediyesine devir edil.

    Halen Balıkesir Büyükşehir Belediyesi Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığında Yazı İşleri Müdürü olarak görev yapmaktadır.

    Evli ve 2 çocuk babasıdır.



  • Görevleri

Yazı İşleri Şube Müdürlüğünün Faaliyet ve Görevleri;

(1)    Daire Başkanlığının idari işleri kapsamındaki faaliyet ve görevleri,

a)    Daire Başkanlığı İş Muhtırasını tutmak, evrak, faaliyet ve görevlerin miatlarını takip etmek, miatlı evrak, bilgi ve belgenin zamanında ilgililere gönderilmesini sağlamak, Belediye görev ve hizmetlerine ilişkin olarak TÜİK’in Daire Başkanlığından istediği istatistiki verileri, TÜİK’in belirleyeceği standartlarda elektronik ortama aktarmak,

b)    Daire Başkanlığının ve faaliyetlerinin tanıtımı ile tamamlanan, devam eden ve planlanan faaliyet ve görevlerine ilişkin 5 ve 15 dakikalık kısa ve 60 dakikalık uzun brifinglerini hazırlamak ve Şube Müdürlüklerinin faaliyetlerini takip ederek güncel olarak bulundurmak, Strateji Geliştirme ve Planlama Şube Müdürlüğü veya Basın ve Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğünden istenilen güncel bilgi, resim ve görüntüleri 30 dakika içerisinde gönderebilecek durumda bulunmak,

c)    Daire Başkanlığının bütçe tekliflerini ve performans programı ihtiyaçlarını, faaliyet raporlarını birleştirmek, bütünleştirmek ve miadından önce Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığına göndermek,

ç)    Başkanlık birimlerin tamamını ilgilendiren hususlardaki taşınır mal ve malzeme alımları için Daire Başkanlığı ihtiyaçlar listesini ve bunlardan Daire Başkanlığı uzmanlık alanında olanlar için Teknik Şartnameyi hazırlatmak ve Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığına göndermek,

d)    Daire personelinin izin, maaş, harcırah vb. özlük haklarını takip etmek, aylık prim ve hizmet,varsa stajyer öğrenciler dâhil ücretli çalışma süresi cetveli(puantaj), işyeri güvenlik brifingi, izin, aile durum ve aile bildirim formu vb. belgeleritanzim etmek, sıralı hizmet, nöbet, vardiya, vb. çizelgeleri tutmak, yıllık izin planlamasını ve personele imza karşılığı yazılı tebligatlarıyapmak,personele mal bildirim beyannamelerini zamanında hazırlatmak ve toplamak,

e)    Daire Başkanlığının teşkilat, norm kadro değişikliklerine, her düzeyde yöneticilerin vekâlet veyatedviren yürütme ve personelin Daire başkanlığı dışına geçici görevlendirmelerine ilişkintekliflerini onaylatmak üzere;her yıl başında ve değişiklik olduğunda aile durum ve aile bildirim formu ile aylık olarak puantaj cetvelini gerçekleştirmek üzere; izin belgelerini, personel performans gözlem ve değerlendirme,il dışı eğitim görevlendirme belgelerini ve mal bildirim beyannameleri ile yönetici olmayan personelin Daire bünyesindeki yer değişiklik yazılarını dosyalanmak üzere İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığına göndermek,

f)    Personel ödemeleri ile ilgili ödeme emri belgelerini hazırlamak ve Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığına göndermek,

g)    Daire Başkanlığınınevrak olarak veya elektronik ortamda resmi yazışma sistemini mevzuata uygun olarak tesis etmek ve işletmek,bilgi yönetimi yapmak, bu kapsamda, giden ve gelen evrak ve elektronik belgeleri mevzuata uygun olarak kaydetmek, Şube Müdürlüğüne ait olan evrakı standart dosya planına uygun olarak dosyalamak, emniyetini sağlamak,

ğ)    Daire Başkanlığınca hazırlanan ve usulünce onay işlemleri tamamlanan yönetmelik ve yönergeler, talimatlar, standartlar, yıllık performans programları, personel görev tanımlarını usulünce yayımlamak, bunların envanter kayıtlarını tutmak, ıslak imzalı suretlerini özel gizlilik derecesinde muhafaza etmek, iç mevzuatı güncelleme çalışmalarını yönetmek, diğer Daire Başkanlıklarınca yayımlanan yönetmelik ve yönergeleri elde bulundurmak ve Daire Başkanlığı personelinin istifadesine sunmak,

h)    Daire Başkanlığının sekretarya, her türlü protokol ve tören hizmetlerini yönetmek,

ı)    Daire Başkanlığının yatay ve dikey iletişim sistemi çalıştırmak, toplantı programlarını, içeriklerini ve tutanaklarını zamanında yayımlamak, arşivlemek, alınan kararların gerçekleşme süreçlerini takip etmek,

i)    Başkanlık personeline, Yazı İşleri ve Kararlaralanında verilecek eğitimler ile Daire Başkanlığı personelinin eğitim ihtiyaçlarını Şube Müdürlükleri ile koordineli olarak belirlemek, eğitimlerin planlanması, uygulanması ve değerlendirilmesi hususunu Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanının onayını alarak Eğitim Şubesi ile koordine etmek,

j)    Daire Başkanlığına teslim edilen taşınır ve taşınmaz Devlet mallarını,

1)    Daire Başkanlığı envanterine almak, envanter kayıtlarını tutmak, taşınırların zimmetini yapmak, Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemini Daire Başkanlığı seviyesinde işletmek, taşınmazların sorumlusunu belirlemek ve işletmek, gereken yazılı tebligatları yapmak,

2)    Korumak ve her an hizmete hazır halde bulundurmak için temin, tedarik, ikmal, kullanıcı bakımı, periyodik bakım, periyodik servis bakımı, onarım, kullanımdan kaldırma, hurdaya ayırma sistemlerinin Daire Başkanlığı seviyesindeki görevlerini yerine getirmek, yerine getirilmesini sağlamak,

3)    Amaca ve usulüne uygun kullanmak, kullanılmasını sağlamak,Kullanıcı, Bakım ve Emniyet Talimatlarını hazırlatmak, bunların eğitimlerini yaptırmak ve eğitim kayıtlarını tutmak,

4)    Hizmet verilen binaları engelli erişimine uygun hale getirmek, her bina ve tesiste enerji yöneticisi görevlendirmek,

5)    İkmal, bakım ve eğitimle ilgili hizmetleri Destek Hizmetleri, Fen İşleri ve İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlıkları ile koordineli olarak yürütmek,

k)    Belediye Meclisi Denetim Komisyonun, dış ve iç denetim birimlerinin Daire Başkanlığından istediği bilgi ve belgeyi gecikmeksizin Şube Müdürlüklerinden temin etmek, denetçilerin çalışma ortamını hazırlamak,

(2)    Başkanlığın yazı işleri kapsamındaki faaliyet ve görevleri,

a)    Belediye Meclisi ve Belediye Encümeni kararı gerektirmeyenhususlarda,Belediye Başkanının görev ve yetkilerinden bir kısmını uygun gördüğü ve yöneticilik sıfatı bulunan belediye görevlilerine devretmek üzere onay ve imza yetkilerini belirlemek, bu konuda Yönerge hazırlamak ve gereken güncellemeleri periyodik olarak yapmak,

b)    Kurum içi ve dışına gönderilecek yazılı ve elektronik ortamdaki evrakların hazırlanmasına ilişkin esasları belirlemek, Standart Dosya Planını içerecek şekilde Başkanlığın yazışma kuralları yönergesini hazırlamak,

c)    Evrak ve posta kabul, gönderimi ve dağıtımından sorumlu 7 gün 24 saat esasında görev yapacak bir haber merkezi tesis etmek ve çalıştırmak bu kapsamda,

1)    Kurum dışından, yazılı olarak veya elektronik ortamda gelen evrakı teslim almak, açmak ve/veya kontrol etmek, incelemesini yaparak tasnif etmek, gelen evrak kayıt numarası vermek ve ilgili birimlereve bağlı kuruluşlara göndermek/iletmek,

2)    Kurum dışına, yazılı olarak veya elektronik ortamda gönderilecek/iletilecek evrakı, giden evrak kayıt numarasıyla,on-line değilse zarflayarak,ilgili kurum, kuruluş ve kişilere göndermek/iletmek,

3)    Yazılı olarak veya elektronik ortamda gönderilecek/iletilecek posta evrakını dış posta zimmet defterine, dosyası ile veya manyetik disklerle elden giden evrakı dış zimmet defterine kaydetmek,

4)    Başkanlık birimlerine, kurum ve kuruluşlara, özel ve tüzel kişilere gönderi masraflarına dair kayıtları tutmak, yıllık sarf hesabını çıkarmak, müteakip yıl için bütçe teklifini hazırlamak,

5)    Kontrollü evrakı, torba veya çanta gibi kilitli muhafaza içinde ve Çok Gizli gizlilik dereceli güvenlik belgesi olan özel kurye ile göndermek, Gizli ve Özel gizlilik dereceli evrakı ise senetle teslim etmek ve almak,

6)    Birimi belirtilmeden gelen Çok Gizli, Gizli veya Özel evrakı, kayıt işlemlerinden sonra, açmadan Genel Sekretere teslim etmek,

ç)    Evrak güvenliğinin sağlanmasına ilişkin hususlarda, tüm Başkanlık birimlerinde yılda en az bir kez denetim yapmak, sonuçlarına göre gereken tedbirler süratle almak,

d)    Elektronik Belge Yöneticisi olarak, Başkanlık birimlerinin görev ve faaliyetlerine ilişkin tüm kayıtlı bilginin, bilgisayar sistemleri üzerinden üretilmesi, dolaşımı, dosyalanması, geçici olarak depolanması, belirli sürelerle ayıklanması suretiyle bertaraf edilmesi veya arşivlenmesine ilişkin çalışmaları yönetmek, bu alanda teknik konuların çözümü içinBilgi Sistem Yöneticisi olan Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ile işbirliği yapmaktır.