Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı

ulasim
  • Adı : Pakize Kadıoğlu
  • Görevi : Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanı
  • Telefon : 0266 239 1510 / 1703
  • E-posta : pkadioglu@balikesir.bel.tr

  • Özgeçmiş

    1974 Balıkesir/Sındırgı doğumlu. Anadolu Üniversitesi İktisat Fakültesi Kamu Yönetimi bölümünden mezun oldu. İş hayatına 1992 yılında Gölcük Belde Belediyesinde başlayarak 1992-2000 yıllarında Muhasebeci olarak görev yaptıktan sonra 2000 yılında Balıkesir Belediyesine naklen tayin oldu. Balıkesir Belediyesinde 2004-2014 yıllarında Mali Hizmetler Müdürlüğü Emlak Vergi Dairesinde, 2000-2013 yıllarında İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünde, Altıeylül İlçe Belediyesinin kuruluş aşamasında İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünde görev yaptı. 2014 yılında Balıkesir Büyükşehir Belediyesi Kaynak Geliştirme ve İştirakler Daire Başkanlığında göreve başladı. 05.01.2015 tarihinden itibaren Balıkesir Büyükşehir Belediyesi Kaynak Geliştirme ve İştirakler Daire Başkanlığı, İştirakler Koordinasyon Şube Müdür V. ve 21.01.2017 tarihinden itibaren Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanı Olarak görevlendirildi. Evli ve 2 çocuk annesi.





İlgili Duyurular


  • Görevleri
  • Faaliyet Raporları

Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığının Faaliyet ve Görevleri;

(1)    Belediye Meclisi ve Belediye Encümeni kararı gerektirmeyenhususlarda Belediye Başkanının görev ve yetkilerinden bir kısmını uygun gördüğü ve yöneticilik sıfatı bulunan belediye görevlilerine devretmek üzere onay ve imza yetkilerini belirlemek, bu konuda Yönerge hazırlamak ve gereken güncellemeleri periyodik olarak yapmak,

(2)    Aynı konudaki belgelerin aynı numaralarla kodlanmasını sağlamak, aranılan bilgi ve belgeye aynı numarayı taşıyan belgeler arasından kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilmek,  başka kurumlarla düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlamak, evrak ve yazışmaların otomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına alt yapı oluşturmak, kurum içi evrak akışı ve bilgi alışverişinin daha düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasınıkolaylaştırmak ve verimliliği artırmak, belgelerin arşivlerde tasnifi, ayıklanması, yerleşimi ve kullanıma sunulmasında kolaylıklar sağlamak, evrak ve iş takibi kolaylaştırmak için Standart Dosya Planını (SDP) ve bunu içerecek şekilde Dosya Yönergesini hazırlamak, SDP için İçişleri Bakanlığı onayını istihsal etmekve Yönergenin uygulanmasını takip ve kontrol etmek,

(3)    Kurum içi ve dışına gönderilecek yazılı ve elektronik ortamdaki evrakların hazırlanmasına ilişkin esasları belirlemek, Başkanlığın Yazışma Kuralları yönergesini hazırlamak,

(4)    Evrak ve posta kabul, gönderimi ve dağıtımından sorumlu 7 gün 24 saat esasında görev yapacak bir haber merkezi tesis etmek ve çalıştırmak, evrak güvenliğinin sağlanmasına ilişkin hususlarda, tüm Başkanlık birimlerinde yılda en az bir kez denetim yapmak, sonuçlarına göre gereken tedbirler süratle almak,

(5)    Elektronik Belge Yöneticisi olarak, Başkanlık birimlerinin görev ve faaliyetlerine ilişkin tüm kayıtlı bilginin, bilgisayar sistemleri üzerinden üretilmesi, dolaşımı, dosyalanması, geçici olarak depolanması, belirli sürelerle ayıklanması suretiyle bertaraf edilmesi veya arşivlenmesine ilişkin çalışmaları yönetmek, bu alanda teknik konuların çözümü için Bilgi Sistem Yöneticisi olan Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ile işbirliği yapmak,

(6)    Gerektiğinde Belediye Başkanı emriyle, Meclisi (bir yılda en çok üç kez ve sadece bir oturum için) acil toplantıya çağırmak, her ayın ikinci haftasında olağanveya acil toplanan Büyükşehir Belediye Meclis toplantı gündemini hazırlamak, Meclis toplantısıyla ilgili ilan ve tebligatı süresi içinde ilgililerine ulaştırmak, Belediye Başkanının başkanlık edeceği Belediye Meclisi toplantılarından önce, yapılan hazırlıkları Belediye Başkanına ve Genel Sekretere arz etmek,

(7)    Meclisten ihtisas komisyonlarına havale edilen teklifler ve dosyalar ile meclise gönderilen komisyon raporlarıyla ilgili yapılan yazışmaları takip etmek, kayıtlarını tutmak,ihtisas komisyonları icmalini düzenlemek ve komisyon raporlarının ilgililerine zamanında ulaştırılmasını sağlamak,

(8)    Meclis toplantılarında hazır bulunmak, kararları yazmak, kontrol etmek, Meclis Divan Kâtiplerine, Meclis Başkanı ve Belediye Başkanına imzalatmak, bunların Valiliğe gönderilmesi ile onayı gerekenlerin onay işlemlerinin takibini yapmak, kesinleşen kararların ilgili birimlere dağıtımını yapmak, kararların ve karar özetlerinin kayıtlarını tutmak ve ilan etmek,Mecliste sözlü müzakerelerin görüşme tutanaklarını hazırlamak ve hazırlanan tutanakları gruplara ve isteyen meclis üyelerine vermek,

(9)    Meclis üyelerinin, meclis başkanlığına önerge vererek belediye işleriyle ilgili konularda sözlü veya yazılı sorularına ilgili birimlerce veya belediye başkanının görevlendireceği kişilerce yazılı cevap hazırlanmasını ve cevap verilmesini sağlamak,

(10)    Belediye Başkanının hukuka aykırılık gördüğü ve gerekçesini belirttiği belediye meclisi kararlarını yedi gün içerisinde iade etmek, Kararları, kesinleştiği tarihten itibaren en geç yedi gün içinde Valiliğe göndermek, kesinleşen meclis kararlarının, ilgili birimlerin sorumluluğunda, yedi gün içinde uygun araçlarla halka duyurulmasını takip etmek, kısıtlayıcı bir karar alınmamış ise komisyon raporlarının, ilgili birimlerin sorumluluğunda halka duyurulmasını takip etmek, isteyenlere Meclis tarafından belirlenecek maliyet bedeli karşılığında vermek,

(11)    Meclis Başkanlık Divanının çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak, Meclis üyeliğinden istifa dilekçelerini meclisin bilgisine sunmak,Meclis Başkan ve üyelerinin, meclis ve komisyon toplantılarına katıldıkları gün sayılarını, Kanunda belirtilen süreleri geçmeyecek şekilde kayıt altına almak, Meclis Yoklama Cetvelini muhafaza etmek, bu kayıtlara göre Meclis Başkan ve üyelerine, meclis ve komisyon toplantılarına katıldıkları her gün için, belediye başkanına ödenmekte olan aylık brüt ödeneğin günlük tutarının üçte birini geçmemek üzere meclis tarafından belirlenecek miktarda huzur hakkı almalarını takip etmek,

(12)    Encümen üyelerini seçmek üzere ön hazırlıklar ve her yıl birim amirleri arasından encümene seçilecek beş üyeyi belirleme çalışmalarını yapmak, Belediye Başkanına arz etmek, Encümen üyeliğine seçilenleri bilgilendirmek, Encümen üyelerinin aylık ödeneklerine ait ödeme belgelerini düzenlemek ve ödenmesini sağlamak,

(13)    Encümene havale edilen tekliflerin, Devlet İhale Kanunu gereği Encümen tarafından yürütülen ihalelerin, Encümenden teşekkül eden Yüksek Disiplin Kuruluna ait işlerin ön incelemesini yaparak, Encümen gündemini hazırlamak, Encümen üyelerini ve gerekli görülmesi halinde (oy hakkı olmaksızın) birim amirlerini rutin ve rutin olmayan Encümen toplantılarına çağırmak, Encümen gündemini, ilgili bilgi ve belgeleri, toplantı hazırlıklarını Belediye Başkanı ve Genel Sekretere arz etmek,

(14)    Encümen çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak, Encümen toplantılarında hazır bulunmak, Encümen tarafından alınan kararları ve karar özetlerini kaydetmek, Encümen üyelerine imzalatmak, kesinleşen kararların suretlerini ilgili birimlere göndermek,

(15)    Başkanlığın kurum arşivini kurmak ve çalıştırmak, bu kapsamda arşivlik malzemeyi tasnif ederek arşivlemek ve 10-14 yıl muhafaza etmek, her yıl Mart ayında ayırma, ayıklama ve icap edenleri imha işlemlerine tabi tutmak veya Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne göndermek,

(16)    Başkanlık seviyesinde yapılacak evrak ayırma, ayıklama ve imha işlemleri için Birim ve Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonlarını teşkil etmek, bunların çalışması için gereken ortamı hazırlamak, sekretarya hizmetlerini yerine getirmek, alınan kararları yayımlamak, uygulanmaları takip etmek, tereddüt edilen imha işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşünü almak,imha işlemlerini, iki nüsha tutanak düzenleyerek gerçekleştirmek, imha listelerini denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle belediye arşivinde saklamak,

(17)    Elde bulundurulan ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim edilmeyen arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan muhafaza etmek, mevcut aslî dosyalama düzeni içerisinde tasnif edip saklamak ve bu kapsamda kurum arşivinde gereken tedbirleri almak,

(18)    Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyasını manyetik disk veya benzeri elektronik kayıt ortamlarına aktarmak, bu tür malzemenin muhafaza, tasnif, devir vb. arşiv işlemlerinde de diğer tür malzemeler için uygulanan hükümleri uygulamak,

(19)    Arşiv malzemelerini ve elektronik ortamda olanlar dâhil arşivlik malzemeyimevcut aslî dosyalama düzeni içerisinde tasnif ve muhafaza etmek, ayırma, ayıklama ve icap edenleri imha işlemlerine tabi tutmak veya bir üst arşivine aktarmak, Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonlarını teşkil etmek gibi iş ve işlemlerin standardizasyonu için Arşiv Yönergesini hazırlamak ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşünü alarak yayımlamak, uygulanmasını takip ve kontrol etmek,

(20)    Kontrollü evraklar için Kozmik Büro oluşturmak, Büroda yetkilendirilmiş ve güvenlik belgesine sahip personel görevlendirmek, kontrollü evrakın her an kimin elinde olduğunu bilmek amacıyla kontrol kartları kullanmaktır.


Açıklama İndir
Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığı 2015 Stratejik Plan
Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığı 2015 Performans