Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı

Plan Program Yönetim Şube Müdürlüğü

  • Adı : Aynur Çobanoğlu Kaya
  • Görevi : Plan Program Yönetim Şube Müdürü

  • Özgeçmiş


  • Görevleri

Plan Program Şube Müdürlüğünün Faaliyet ve Görevleri;

(1) Stratejik plan yönetimi kapsamında;

a) Belediyenin stratejik plana göre yönetilebilmesi için, mahallî idareler genel seçimlerinden itibaren altı ay içinde Balıkesir Büyükşehir Belediyesi Stratejik Planını hazırlamak, bu kapsamda;

1) Belediyenin faaliyet ve görevlerini yerine getirmesini etkileyecek dış faktörlere ve kurum içi kapasiteye, üretilmekte olan hizmetlerin etkililiğine, verimliliğine ve ekonomikliğine, Balıkesir ilinin hak ve menfaatlerine, hemşerilerin Belediye hizmetlerinden tatmin düzeyine dair genel araştırma, inceleme ve geliştirme faaliyetleri yapmak, yaptırmak,

2) Belediye hizmetlerinden yararlanan hemşerilerin, belediye çalışanlarının, sivil toplum kuruluşlarının, ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile ilgili diğer paydaşların çalışmaya katılımlarını sağlamak ve katkılarını almak,

3) Belediyenin Hizmet Envanteri çalışmalarını yürütmek, genel araştırma,  inceleme ve geliştirme sonuçlarını analiz etmek, bir sınırlama olmaksızın tüm ihtiyaçları belirlemek, hizmetler envanteri hazırlamak ve geliştirmek, Daire Başkanlıklarından Kamu Hizmet Standartları Tablosunu almak, birleştirmek,

4) İhtiyaçları, Ulusal Kalkınma Planı, strateji amaç ve politikaları, Hükümet Programı, varsa Bölge Plânı, öncelikli hizmet gereklilikleri, hâlihazır mali durum ve geliştirilebilecek kaynaklar çerçevesinde kıymetlendirmek ve önceliklendirmek,

5) Stratejik plan hazırlama direktifini (Plan hazırlama teşkilatı, çalışma takvimi, öncelikler vb. hususlar) hazırlamak ve Belediye Başkanı imzası ile yayımlamak,

6) Başkanlığın misyonunu, vizyonunu ve temel değerlerini belirlemek,

7) Başkanlığın beş yıllık stratejik amaç ve hedeflerini, bu amaç ve hedeflere ulaşmak için Belediye birimlerinin takip edeceği politikaları (faaliyet ve görevlerini), öngörülebilen mali tablolar çerçevesinde belirlemek ve önceliklendirmek,

9) Belirlenen ve önceliklendirilen amaç ve hedefleri, faaliyet ve görevleri, tahmini bütçeler çerçevesinde yıllık program dilimlerine ayırarak, yıllık performans hedeflerine, yıllık faaliyet ve görevlere dönüştürmek, Belediye faaliyetlerinin performans ölçütlerini Daire Başkanlıkları ile koordine ederek belirlemek,

10) Belirlenen stratejik amaç ve hedefler, faaliyet ve görevler hakkında ilçe belediyelerinin ve diğer tüm paydaşların görüş ve önerilerini almak,

11) Mevcut mevzuata uygun olarak stratejik planı yazmak,

aa) Stratejik planda durum analizlerine yer vermek, yapılan durum analizi ile tespit edilen stratejik amaç ve hedefler bağlantısını açıkça ifade etmek, bu nedenle durum analizlerini yazarken,

I) Her bir stratejik amaç ve hedefin niçin belirlendiğini (ihtiyacın kaynağını) ve neden bu önceliği aldığını (ihtiyacın ivediliğinin gerekçesini),

II) Belirlenen her bir stratejik amaç ve hedefe ulaşabilmek için hangi faaliyet ve/veya görevlerin niçin yerine getirilmesi gerektiğini izah etmek,

bb) Yıllık performans hedeflerini ifade ederken, yıllık performans programının hazırlanmasında güçlük çıkarmayacak şekilde, sonuç odaklı olarak, belediyenin hizmet alanlarına ve yıllık bütçeye (sonraki yıllar için tahmini bütçeye) uygun biçimde belirtmek,

I) Hedefleri, amaçlara katkı sağlayacak ve amaçlarla ilgili olarak belirlemek,

II) Performans göstergelerini açık, anlaşılabilir, miktar, zaman, kalite ve/veya Hazine ve Maliyet bakımından ölçülebilir şekilde ifade etmek,

cc) Stratejik planın uygulanmasının izlenmesine dair sistemlerin tasarımında yeterli ayrıntıya (kim, ne zaman, nerede, nasıl, ne yapacak) yer vermek,

çç) Stratejik planın hazırlanmasında ve yazılmasında ihtiyaç duyulması hâlinde dışarından, sadece yöntem ve süreç danışmanlığı ile eğitim hizmetleri konularıyla sınırlı olmak üzere danışmanlık hizmetleri temin etmek,

12) Yazımı tamamlanan stratejik planı kontrol etmek Belediye Encümeni ve encümen görüşü ile Belediye Meclisine sunmak, onay almak,

b) Belediye Meclisince onaylanan stratejik planı çoğaltmak, Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığına ve Çevre ve Şehircilik Bakanlığına, tüm birimlere ve bağlı kuruluşlara göndermek, kamuoyuna duyurmak üzere belediyenin internet sitesinde yayımlatmak, böylece uygulamaya koymak, planlı bir yönetim ile kaynakların etkili, ekonomik ve verimli şekilde elde edilmesi ve kullanımını sağlamak,

c) Stratejik planı, en az iki yıl uygulandıktan sonra, misyon, vizyon ve amaçları değiştirilmeden, hedeflerde yapılan nicel değişiklikler ile güncellemek, güncellenen planı Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığına ve Çevre ve Şehircilik Bakanlığına tekrar göndermek, tüm birimlere ve bağlı kuruluşlara yayımlamak ve bir kez daha uygulamaya koymak,

ç) Stratejik plan izleme sürecinde;

1) Belediyenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri (standartları) geliştirmek, geliştirilmesini sağlamak ve sisteme kaydetmek,

2) Belediyenin yönetimindeki faaliyet ve görevlerin süreç ve sonuçlarını, hizmetlerin geliştirilmesine, birimlerin performanslarına ilişkin Coğrafi Bilgi Sistemleri Şubesi Müdürlüğü ve İç Denetim Birim Başkanlığından toplanan bilgi ve veriyi almak,

3) Üst yönetimin iç denetim ve iç kontrole yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için çalışmalara destek sağlamak,

4) İç denetim ve iç kontrol faaliyetleri sonuç raporlarını temin etmek, alınacak tedbirlerin sonuçlarını takip ve kontrol etmek,

5) Stratejik plâna göre yürütülen faaliyetlerin, belirlenmiş performans ölçütlerine göre hedef ve gerçekleşme durumunu, meydana gelen sapmaları araştırmak,

d) Stratejik planın izleme sonuçlarını değerlendirme aşamasında;

1) Belediyenin yönetimindeki faaliyet ve görevlerin süreç ve sonuçlarını, hizmetlerin geliştirilmesi ve birimlerin performanslarına ilişkin olarak İç Denetim Birim Başkanlığından Faaliyet ve Denetim Sonuç Raporlarını almak,

2) Stratejik plâna göre yürütülen faaliyetlerin, belirlenmiş performans hedeflerine göre hedef ve gerçekleşme durumunu (sapmaları), geçerli ve ikna edici bir şekilde meydana gelen sapmaların nedenlerini ve alınacak tedbirleri, belediye borçlarının durumunu açıklayan Başkanlık Beş Yıllık Plan Dönemi Faaliyet Raporunu hazırlamak ve Plan dönemi sonunda Nisan ayında Belediye Meclisine sunmak, kamuoyuna açıklamak,

3) Hazırlanan faaliyet raporunun birer örneğini Sayıştay ve Çevre ve Şehircilik Bakanlığına göndermek,

(2) Performans Programlarının yönetimi kapsamında;

a) Stratejik plan çerçevesinde, ilçe belediyelerinin görüşlerini de alarak, bütçe ile koordineli olarak yıllık performans programlarını sonuç odaklı, doğru ve güvenilir bilgiye dayanarak, mali saydamlık ve hesap verebilirliği sağlayacak şekilde hazırlamak, bu kapsamda,

1) Daire Başkanlıklarının performans program tekliflerini almak,

2) Yıllık performans hedeflerini ve gerçekleştirecek proje veya proje aşamalarını stratejik planın yıllık uygulama dilimlerine uygun olarak belirlemek,

3) Yıl içinde yerine getirilecek faaliyet ve görevler ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini belirtmek, hedefleri, amaçlara katkı sağlayacak şekilde ve amaçlarla ilgili olarak belirlemek, performans göstergelerini açık, anlaşılabilir, miktar, zaman, kalite ve/veya Hazine ve Maliyet bakımından ölçülebilir şekilde ifade etmek,

4) Taslak programı Eylül ayının birinci gününden önce Belediye Encümenine ve encümen görüşleri ile birlikte Kasım ayının birinci gününden önce Belediye Meclisine sunmak,

5) Onaylanan programı birimlere göndermek, Ocak ayında belediyenin internet sitesinden kamuoyuna duyurmak, en geç Mart ayına kadar Çevre ve Şehircilik Bakanlığına göndermek,

b) Yıllık performans programının izleme sürecinde;

1) Uygulamayı takip etmek, uygulamaya konulan faaliyet ve görevlerin süreç ve sonuçlarına, hizmetlerin geliştirilmesine, birimlerin ve personelin performanslarına ilişkin olarak İç Denetim Birim Başkanlığı ve Teftiş Kurulu Başkanlığınca elde edilen bilgi ve veriyi almak ve değerlendirmek üzere muhafaza etmek,

2) Yıllık performans programına göre yürütülen faaliyetlerin, belirlenmiş performans ölçütlerine göre gerçekleşme durumunu, meydana gelen sapmaların nedenlerini araştırmak,

c) Yıllık performans programının değerlendirilmesi aşamasında;

1) Yıllık performans programına göre yürütülen faaliyetlerin, görev ve hizmetlerin daha etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yerine getirilebilmesi için alınacak önlemleri de içeren yıllık faaliyet raporlarını Daire Başkanlıklarından temin etmek, yıl boyunca elde edilen bilgi ve veri ile mukayese etmek,

2) Yıllık performans programına göre yürütülen faaliyetlerin, belirlenmiş performans hedeflerine göre hedef ve gerçekleşme durumunu (sapmaları), geçerli ve ikna edici bir şekilde meydana gelen sapmaların nedenlerini ve alınacak tedbirleri, belediye borçlarının durumunu açıklayan Başkanlık Faaliyet Raporunu hazırlamak, her yıl Nisan ayında Belediye Meclisine sunmak, kamuoyuna açıklamak,

3) Hazırlanan Yıllık Faaliyet Raporunu yayımlamak ve birer örneğini Sayıştay ve Çevre ve Şehircilik Bakanlığına göndermek,

(3) Yatırım programının yönetimi kapsamında:

a) Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığının Yıllık Yatırım Programı Hazırlama Rehberi çerçevesinde Belediyenin stratejik plan ve yıllık performans programı ile uyumlu olacak şekilde Belediyenin yatırım programını hazırlamak, onaylanan projelerin yatırım programına girmesini sağlamak,

b) Yatırım programında yer alacak projeleri Kamu Yatırımları Bilgi Sistemi (Ka-Ya) aracılığı ile elektronik ortamda Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığına iletmek,

c) Yatırım programını yayımlamak, uygulamasını izlemek, ilgili Daire Başkanlıklarınca projelerin yürütmesine destek sağlamak,

ç) Belediye yatırımlarının il genelinde koordinasyonu için gerektiğinde Belediyeyi Vilayet nezdinde temsil etmek,

d) İl Koordinasyon Kurulu toplantılarında Genel Sekretere sekretarya hizmeti sunmak, katılımını takip etmek, toplantı sonuçlarını muhafaza etmek ve değerlendirmek,

e) Belediyenin yatırım programında bulunan ve bulunmayan projeleri ile bu projelerin gerçekleşme durumlarını İl Koordinasyon ve İzleme Sistemine (İKİS) girmek, Yatırım Değerlendirme Raporunu yılda dört dönem halinde hazırlamak ve Valiliğe göndermektir.

(4) Veri toplama ve toplanan verinin yönetimi kapsamında;

a) Stratejik planlama ve performans programlarını için alt yapı teşkil edecek verilerin toplanması, sınıflandırılması, depolanması, güncellenmesi, analiz ve sentezi, istatistiki sonuçların elde edilmesi, geleceğe yönelik tahminlerde bulunulması ve uygun görülenlerin kamuoyu ile paylaşılması ile ilgili çalışmaları yönetmek, bu konularda standartlar belirlemek ve uygulamaya koymak,

b) Belediye hizmetlerini değerlendirmeye yönelik olarak çeşitli anket çalışmalarını hazırlanması ve sonuçlarının değerlendirilmesinde Basın ve Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığı ile yakın bir koordinasyon ve işbirliği geliştirmek ve yürütmek,

c) Cari İşlem Takip ve Veri Toplama Merkezini tesis etmek ve çalıştırmak,

ç) Cari İşlem Takip ve Veri Toplama Merkezinden, Belediyenin yönetiminde uygulamaya konulan her bir faaliyet ve görevlerin süreç ve sonuçlarını anlık olarak ve mümkünse 7/24 takip etmek,

d) Veri toplama çalışmaları kapsamında, ilgili Belediye birimleri, Belediye iştirak ve şirketleri, İlçe belediyeleri ve kamu kurum ve kuruluşları ile koordinasyonda bulunmak ve teknik destek sağlamak,

e) Verilerin sağlıklı ve eksiksiz toplanması ve işlenmesi için tüm belediye birimleri ile yakın işbirliği sağlamak ve sürdürmek,

f) Daire Başkanlıkları, Teftiş Kurulu Başkanlığı ve İç Denetim Birim Başkanlığında toplanan bilgi ve veriyi kanıta (teftiş, iç denetim ve iç kontrol raporlarına) dayalı olarak düzenlemek,

g) Elde edilen acil bilgiyi Daire Başkanı aracılığı ile Genel Sekretere ve Belediye Başkanına iletmek, emirlerini almak, ilgili birimlere ulaştırmak,

ğ) Belediyenin tüm görev alanları ve bu görev alanlarında yapılan işleri ile ilgili verilerin sağlıklı ve eksiksiz toplanması ve işlenmesi için Cari İşlem Takip ve Veri Toplama Merkezi Teşkilat, Görev ve Çalışma Esasları Yönergesini hazırlamak, gerektiğinde güncelleştirmektir.

h) Daire Başkanlıklarının ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığının faaliyetlerinin gerektiğinde tanıtımı amacıyla,

1) Belediye birimleri ve kuruluşlarının tamamlanan, devam eden ve planlanan faaliyet ve görevlerine ilişkin 5 ve 15 dakikalık kısa ve 60 dakikalık uzun brifinglerinin nasıl hazırlanacağını koordine etmek,

2) En az geç haftada bir kez bu brifingleri ilgili birim ve kuruluşlardan almak ve düzenlemek, Özel Kalem Müdürlüğü, Genel Sekreterlik veya Basın ve Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığınca istenilen güncel bilgi, resim ve görüntüleri istenilen formatta 30 dakika içerisinde gönderebilecek durumda bulunmaktır.

(5) İç kontrol ve risk yönetimi kapsamında;

İdare Risk Koordinatörü adına;

a) Belediyenin iç kontrol sisteminin kurulması, çalıştırılması, geliştirilmesi ve takibi konularında çalışmalar yapmak, buna göre Belediyenin iç kontrol sistemini tesis etmek ve ilgili birimlerce iç kontrol programlarının yapılması ve uygulanmasını sağlamak, uygulanmaları izlemek, iç kontrol sonuç raporlarını temin etmek, alınacak tedbirlerin sonuçlarını takip ve kontrol etmek, bu kapsamda;

b) İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun çalışmalarına sekretarya hizmeti sunmak,

c) Belediyenin İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planını hazırlamak, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna ve Belediye Başkanına sunmak ve uygulamaya koymak ve Hazine ve Maliye Bakanlığına göndermek, gerektiğinde güncellemek, uygulamaları takip etmek,

ç) Belediyenin kurumsal risk yönetimi çalışmalarını yürütmek, faaliyet ve görevlerinin başarısını tehlikeye düşürecek, belirlenen stratejik amaçlara, yıllık performans ve yatırım hedeflerine ulaşılmasını etkileyecek riskleri tespite, değerlendirmeye ve bu riskleri karşılayıcı kontrolleri tesis etmeye yönelik çalışmalar yapmak,

d) Yılda en az bir defa Risk Koordinasyon Toplantısı düzenlemek, yıllık toplantıda riskleri gözden geçirerek, alınması gereken tedbirleri ve Daire Başkanlıklarının risk yönetimi alanında ihtiyaçlarını belirlemek, her bir Daire Başkanlıkları Risk koordinatörü tarafından raporlanan risklerden yola çıkarak konsolide Risk Raporunu hazırlamak, riskleri ve ihtiyaçları karşılamaya yönelik olarak geliştirmek,

e) Hazırlanan Risk Raporunu İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna ve Belediye Başkanına sunmak ve uygulamaya koymak,

f) Belediyenin tüm birimlerinde risk yönetimi ve iç kontrol sistemi süreçlerinin etkin işlemesini sağlamak üzere teknik destek ve rehberlik hizmeti vermek, risk yönetimine ve iç kontrole ilişkin iyi uygulamaları belirlemek ve bu uygulamaların Belediye genelinde yaygınlaştırılmasına yönelik çalışmalar yapmak,

g) Belediye personelinin risk yönetimi ve iç kontrole ilişkin eğitim ihtiyaçlarını belirlemek, eğitim faaliyetlerini İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı Eğitim Şubesi ile koordine etmek,

h) Daire Başkanlıklarının İç Kontrol Güvence Beyanlarını almak, dosyalamak ve muhafaza etmektir.